Онлайн касса для ИП на УСН: нужен ли кассовый аппарат при упрощенке, обязательно ли применять ККТ при упрощенной системе налогообложения

Онлайн касса для ИП на УСН: нужен ли кассовый аппарат при упрощенке, обязательно ли применять ККТ при упрощенной системе налогообложения

Давайте разберем, нужна ли для какого-то конкретного ИП онлайн-касса на упрощенке (УСН). Все меняется от того, чем занято это предприятие. Существует определенный перечень сфер деятельности, для которых все еще действует отсрочка по переходу на обновленные системы и работу по другим принципам. Но есть также и предприниматели, которые не входят в этот круг. А еще – те, кто недавно трудоустроил к себе сотрудников. В этом случае они больше не относятся к исключениям и должны в короткие сроки начать соответствовать правилам.

Кто не обязан иметь кассу в 2021 году

Если ИП проводит расчеты с другими индивидуальными предпринимателями и юрлицами через расчетный счет , то касса не нужна. Исключение: если расчеты проводятся с использованием корпоративных карт, тогда нужно выбить чек.

Если предприниматель работает в труднодоступной местности (или отдаленной) , то имеет право не использовать онлайн-кассу. Но и тут есть исключения: если торговля ведется через автоматы или реализуются подакцизные товары, то касса обязательна. Список труднодоступных (отдаленных) местностей устанавливают региональные власти (в перечне не могут быть города, райцентры, поселки городского типа). При этом продавец в такой местности обязан выдать вместо кассового чека другой документ о факте расчета.

Отметим, что закон также выделяет особую категорию: местности, отдаленные от сетей связи. Это населенные пункты, в которых население менее 10 тысяч человек (Приказ Минкомсвязи России от 05.12.2016 № 616).

По каждому региону утверждается перечень таких пунктов. В них можно использовать кассу в режиме, не предусматривающем обязательную передачу фискальных документов в ФНС. При этом налоговая может попросить предоставить фискальный накопитель при его замене или снятии кассы с учета.

Ряд предпринимателей на патенте может не применять кассу (без временных ограничений). При этом нужно действовать методом исключения.

Ниже представлен перечень видов деятельности ИП на патенте, при которых онлайн-касса обязательна. Если вашей деятельности в списке нет — никто не заставит вас использовать ККТ.

• косметические и парикмахерские услуги;
• ремонт и обслуживание бытовой радиоаппаратуры, часов, бытовых машин и приборово, оборудования, мото- и автотранспортных средств, машин;
• ремонт и производство металлических изделий;
• ремонт компьютеров и коммуникационного оборудования;
• перевозка грузов в автомобильном транспорте или с помощью водного транспорта;
• перевозка пассажиров в автомобильном транспорте или с помощью водного транспорта;
• услуги стоянок для транспорта;
• ветеринарные услуги;
• медицинская и фармацевтическая практика по лицензии;
• ведение занятий по физкультуре и спорту;
• прокат.

• розничная в торговом зале (не более 50 кв.м по каждому объекту торговли);
• розничная нестационарная и стационарная без торгового зала.

• с залом обслуживания (не более 50 кв. м по каждому объекту);
• без зала обслуживания.

• выработка молочной продукции;
• рыбная ловля (товарная и спортивная), разведение рыбы, охота и ведение охотхозяйства.

Поскольку закон позволяет ИП применять не только обычные налоговые режимы и патент, но и быть самозанятыми, то при использовании НПД предприниматели так же, как обычные физлица, могут проводить чеки в приложении «Мой налог».

ИП (независимо от применяемого ими режима налогообложения) без наемных работников — при выполнении работ, оказании услуг и продаже товаров собственного производства (например, созданной своими руками мебели, игрушек, бижутерии, кондитерских изделий) — могут не применять ККТ до 01.07.2021 .

Из этого правила также есть исключение: если ИП нанимает сотрудника (по трудовому договору), то он обязан в течение 30 календарных дней зарегистрировать онлайн-кассу (см. Федеральный закон № 129-ФЗ от 06.06.2019). При этом предприниматель имеет право пользуется услугами физлиц по договорам ГПХ, т. к. в законе речь только о трудовых договорах.

Наконец, в п. 2 статьи 2 Федерального закона 54-ФЗ перечислены виды деятельности, при которых онлайн-касса для ИП также не обязательна. Вот они:

• торговля бумажными газетами и журналами;
• продажа в газетно-журнальных киосках сопутствующих товаров, при этом продажа газет и журналов должна составлять не менее 50 % товарооборота (ассортимент сопутствующих товаров утверждается органом исполнительной власти субъекта РФ);
• продажа ценных бумаг;
• обеспечение питанием учеников и работников общеобразовательных организаций во время учебных занятий;
• торговля на розничных рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли.

Внимание! Исключение — магазины, павильоны, киоски, палатки, автолавки, автомагазины и т.п. объекты, обеспечивающие показ и сохранность товара, а также открытые прилавки внутри рынка при торговле непродовольственными товарами.

• разносная торговля (за исключением продажи технически сложных товаров и продовольственных товаров, требующих определенных условий хранения и продажи, товаров, подлежащих маркировке) с рук, из ручных тележек, корзин и т.п.;
• торговля в киосках мороженым, продажа в розлив безалкогольных напитков, молока и питьевой воды;
• торговля из автоцистерн квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином;
• сезонная торговля вразвал овощами, фруктами и бахчевыми культурами;
• прием от населения стеклопосуды и утильсырья (исключение — металлолом, драгметаллы и драгоценные камни);
• ремонт и окраска обуви;
• изготовление и ремонт металлической галантереи и ключей;
• присмотр и уход за детьми, больными, престарелыми и инвалидами;
• реализация изделий народных художественных промыслов (если ИП сам их изготавливает);
• вспашка огородов;
• распиловка дров;
• услуги носильщиков на ж/д, авто-, аэро- вокзалах, в аэропортах, морских, речных портах;
• сдача ИП в аренду жилых помещений (в т.ч. с машиноместами), расположенными в многоквартирных домах, принадлежащих ему на праве собственности;
• розничная продажа бахил.

Если ИП для продажи товара использует автоматы, которые работают не от сети и принимают исключительно монеты (такие можно увидеть установленными в магазинах, в них продают жвачку, шарики, мелкие игрушки), то тоже может обойтись без онлайн-кассы.

В остальных случаях применять кассовую технику нужно в обязательном порядке.

Что будет, если работать без кассы

Налоговики узнают о нарушениях из трёх источников:

— Жалобы клиентов и конкурентов. У клиентов возникают проблемы с возвратом товаров, поэтому они обращаются в Роспотребнадзор или в налоговую. Или уже при покупке сообщают в налоговую об отсутствующем или липовом чеке — при помощи специального приложения.

— Контрольные закупки. Сотрудник налоговой покупает товары и заказывает услуги под видом обычного покупателя. Когда не получает чек, фиксирует нарушение.

— Банки. Предпринимателю на счёт приходят поступления по эквайрингу, а онлайн-кассу он не регистрировал.

Предпринимателя оштрафуют, если найдут нарушение в течение года:

— ИП — на 25-50% от суммы мимо кассы, минимум на 10 000 ₽.

— ООО — на 75-100% от суммы мимо кассы, минимум на 30 000 ₽.

Важно знать

• Если вы попадаете под отсрочку до помните, что заключение хотя бы одного трудового договора обязывает купить и установить кассу в течение 30 дней. По опыту предпринимателей 1 месяца недостаточно, чтобы внедрить аппарат и научить сотрудников им пользоваться.
• Для уточнения необходимости применения напишите запрос в ФНС. Они обязаны дать разъяснение в течение 30 дней. Ответ налоговиков можно использовать для защиты своих интересов при налоговой проверке, если речь зайдет о штрафах за неприменение.
• Проверьте, не попадает ли ваш вид деятельности под ПСН — вам может быть удобно перейти в статус самозанятого и работать без кассы, если код деятельности это позволяет.
• За неприменение кассы установлены большие штрафы, каждая продажа может облагаться штрафом в 10 000 рублей, число таких штрафов не ограничено.

Закажите , подключите торговый эквайринг от Райффайзенбанка, обеспечьте клиентам комфортные условия сотрудничества и защитите свой бизнес от налоговых рисков и штрафов.

Как подключить онлайн-кассу

По словам генерального директора компании-разработчика кассового ПО LIFE PAY Арсения Косенко, чтобы начать работу с онлайн-кассой, нужно:

• приобрести кассовый аппарат или подключиться к облачному сервису;
• купить фискальный накопитель (ФН);
• зарегистрировать онлайн-кассу и ФН в налоговой;
• заключить договор с ОФД;
• установить кассовое ПО и дополнительные устройства.

Разберём эти пункты подробнее.

Выбрать онлайн-кассу

Выбирать производителя и модель техники нужно из официального реестра контрольно-кассовой техники на сайте налоговой. Стоимость кассового аппарата составит от 5500 ₽ до 170 000 ₽.

Что учесть, выбирая технику:

• Поток клиентов в обычное время и в часы пик. От этих данных зависит количество кассовых аппаратов для торговой точки и их производительность.
• Способ приёма платежей и выдачи чеков. Одни кассы выдают только электронные чеки и работают с дистанционным каналом продаж, другие — печатают бумажные чеки. Есть и варианты «2 в 1».
• Совместимость кассы с программным обеспечением по управлению бизнес-процессами — CRM и ERP. Аппарат можно интегрировать с 1С и другими системами, чтобы анализировать продажи и вести учёт.

сооснователь маркетингового агентства «ЁЖ»

Когда мы выбирали кассу для агентства, то хотели сэкономить и обрадовались, когда увидели ценники — «от 10 000 ₽». Но оказалось, что это только стоимость непосредственно кассового аппарата, а для работы недостаточно купить саму кассу. Сопутствующие расходы могут вылиться в сумму до 50 000 ₽. Помимо аппарата, потребуется купить фискальный накопитель и дополнительные устройства. Придётся также заплатить за подключение и регистрацию ККТ, а ещё за договор с оператором фискальных данных (ОФД).

Для малого бизнеса разница между 10 000 и 50 000 ₽ — значительная, о ней лучше знать заранее. Поэтому перед выбором кассы разберитесь, что именно потребуется для её применения, и включите все эти траты в бюджет.

По подсчётам генерального директора компании-разработчика кассового ПО и приложений для бизнеса «БИФИТ Касса» Сергея Кичагина, покупка нескольких касс, например для службы доставки, обойдется недёшево. Чтобы приобрести физическую кассу, потребуется по 10 000–15 000 ₽ на каждый кассовый аппарат, ещё по 7000–9000 ₽ — на фискальный накопитель, ещё несколько тысяч уйдут на подключение, настройку оборудования, покупку доступа к ПО, на услуги ОФД и техобслуживание. Если речь идёт о пяти сотрудниках, то заплатить придётся разом 100 000 ₽.

Чтобы сэкономить, можно взять кассу в аренду. По словам коммерческого директора ИТ-компании «Эвотор» Ольги Кукушкиной, для этого достаточно купить фискальный накопитель и оплачивать аренду — от 1000 до 3000 ₽ в месяц. Стоимость аренды покрывает затраты на ОФД, техподдержку, обновление программного обеспечения (ПО). Арендовать можно как физический кассовый аппарат, так и облачный сервис. ИП может также взять технику в лизинг — арендовать аппарат с возможностью выкупа. В таком случае предприниматель может выплачивать стоимость кассы частями.

Инструкция для ИП: как выбрать онлайн-кассу и не переплатить

Купить фискальный накопитель

Срок действия ФН — 15 или 36 месяцев. Выбор ФН зависит от вида деятельности ИП. Например, в парикмахерской на упрощёнке можно использовать ФН со сроком действия только 36 месяцев. А продуктовому магазину с подакцизными товарами налоговый режим не важен: какой бы ФН он ни выбрал, накопитель будет работать не более 410 дней. Все особенности применения продиктованы законом 54-ФЗ о контрольно-кассовой технике.

Выбрать оператора фискальных данных

И заключить с ним договор об обработке фискальных данных. Организацию можно выбрать из официального реестра налоговой.

Установить на устройства необходимое ПО

Есть аппараты, которые работают без приложений и программ, но для большинства требуется специальное ПО. К аппарату также подключается дополнительное оборудование: принтер для печати чеков, сканер для кодов, электронные весы и т. д.

Сколько стоит онлайн-касса для ИП и как на ней сэкономить

Получить электронную подпись.

Это делается в аккредитованном удостоверяющем центре за один рабочий день. Подпись позволит поставить кассу на учёт удалённо — через личный кабинет на сайте налоговой службы.

Зарегистрировать кассу в ФНС

Для этого нужно привязать электронную цифровую подпись к своему аккаунту на сайте ФНС. В личном кабинете в разделе «Учёт контрольно-кассовой техники» выбрать «Зарегистрировать ККТ», далее в появившемся окне ввести данные из паспорта кассы, фискального накопителя, выбранного оператора фискальных данных и банковские реквизиты предпринимателя. После введения всех параметров онлайн-касса распечатает чек с данными фискализации. Их следует внести в строку «Фискальный признак» и нажать «Подписать и отправить».

Чтобы ничего не нарушить, нужно следить за изменением законодательства. Например, с 1 февраля 2021 года в чеке нужно указывать наименование и количество товара, формулировку «товар по свободной цене» больше использовать нельзя. А с 6 августа 2021 года изменился формат предоставления фискальных данных и ФН старого образца больше нельзя использовать.

Эксперт сервиса для управления и автоматизации бизнеса «Контур.Маркет» Олег Пестерев советует мониторить нормы, которые касаются применения касс и продажи товаров, подлежащих госконтролю. Например, регулярно проверять список товаров, которые необходимо маркировать. С 2017 по 2024 год компании постепенно переходят на новые правила работы с товаром: бизнес обязан загружать данные о каждом изделии в государственную систему мониторинга «Честный знак» и наносить на него уникальный код, который содержит данные о производителе, стране изготовления и составе продукта.

С 2018 года маркировать необходимо алкогольную продукцию, с 2019 года — табак, лекарственные средства, меховые изделия. В 2020 году маркировка стала обязательной для обуви, а с 1 января 2021 года — для отдельных категорий одежды, в том числе спецодежды, верхней одежды, блузок и рубашек. До 2024 года в России не должно остаться непромаркированной одежды. Наличие маркировки влияет на выбор кассового оборудования, ПО для ККТ.

Обычно информация о нововведениях в применении кассовой техники и приёме платежей для бизнеса появляется заранее. Чтобы не пропустить изменения, достаточно регулярно читать новости и следить за планами по изменению законодательства.

Выбрать выгодное РКО для бизнеса можно на Сравни.ру