Необоснованное начисление и выплата премии

Премия является одним из видов стимулирующих (поощрительных) выплат, которые, в свою очередь, входят составной частью в зарплату работника (ст. 129 ТК РФ). Наличие такой составной части в оплате труда у конкретного работодателя не является обязательным. Но обычно в ней оказываются заинтересованными обе стороны трудовых отношений:

• работник, потому что получение премии увеличивает его реальный доход;
• работодатель, поскольку премирование позволяет влиять на заинтересованность работника в результатах своего труда, а депремирование (лишение премии) служит дополнительной мерой воздействия на лицо, совершившее дисциплинарный проступок.

Доля стимулирующих выплат в оплате труда не регламентирована законодательно и может составлять достаточно большую часть зарплаты. При этом возможность их получения часто связывается с общими результатами работы работодателя.

По частоте выплат премии могут быть:

• систематическими, имеющими определенную периодичность (месяц, квартал, год), правила начисления которых отражены во внутренних документах работодателя, регламентирующих вопросы оплаты труда;
• разовыми (единичными), повод выплаты которых и размер утверждаются приказом руководителя работодателя.

По назначению премии делятся на выплаты:

• производственного характера — напрямую связанные с трудовыми достижениями и учитываемые в расходах, уменьшающих базу по прибыли;
• непроизводственного характера — не увязываемые с трудовыми показателями и относимые за счет чистой прибыли (письма Минфина РФ от 09.07.2014 № 03-03-06/1/33167, от 24.04.2013 № 03-03-06/1/14283).

Однако вне зависимости от источника выплаты премии подлежат обложению страховыми взносами (ст. 420 НК РФ), и эти взносы в полном объеме уменьшают базу по прибыли (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма Минфина РФ от 09.06.2014 № 03-03-06/1/27634, от 02.04.2010 № 03-03-06/1/220).

О том, на какие стимулирующие выплаты страховые взносы можно не начислять, читайте в материале «Облагается ли премия страховыми взносами».

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, узнайте как оформить и что учесть при начислении премий работникам. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Премия: право или обязанность работодателя?

Роструд в декабре 2018 года пояснил, что трудовое законодательство не предусматривает обязанность работодателя устанавливать ежемесячные премии или разрабатывать систему премирования работников. То есть, это право работодателя, а не его обязанность.

Но если работодатель сам закрепил в локальных актах, трудовом, коллективном договорах обязательное условие премирования, а также депремирования работника, то обязан соблюдать эти условия трудовых отношений.

2. Штрафовать

❌ Штрафовать работников за недостачу, опоздания, разговор с клиентом не по скрипту. Суммы штрафов удерживать из зарплаты.

✅ Поддерживать дисциплину и наказывать персонал можно только тремя способами из ст. 192 ТК РФ: замечание, выговор и увольнение по статье. А деньги за недостачу и сломанную мебель надо вычитать по правилам о материальной ответственности из ст. 238 ТК РФ.

Штрафовать работников нельзя. Мы уже рассказывали об этом в нашей статье.

Как за витиеватую систему штрафов, так и за разовое наказание работодатель сам рискует получить штраф от инспектора Роструда. А от работника — иск о взыскании недополученной из-за штрафов зарплаты.

Судебная практика подтверждает

Верховный суд, рассматривая подобное дело, пришёл к выводу, что получатели пособий не должны расплачиваться за ошибки чиновников.

В 90-е годы сотрудник милиции погиб при исполнении долга. В 2005 году его вдова воспользовалась правом на пособие и стала получать 10 500 ежемесячно. В 2017 году (спустя 12 лет) аудиторы спохватились, что пособие назначено ошибочно. Деньги полагаются семьям военных, а муж женщины — сотрудник МВД.

Министерство соцразвития через суд заявило, что вдова должна вернуть 384 000 рублей, потому что это «неосновательное обогащение».

Дело дошло до Верховного суда, потому что все прочие суды потребовали от ответчицы возврата средств.

ВС постановил, что социальная помощь нужна, чтобы обеспечить «надлежащий уровень жизни и необходимый достаток». По своей природе выплаты относятся к средствам существования и как неосновательное обогащение их рассматривать нельзя. Соответственно, по ГК РФ и закону № 81-ФЗ требовать возврата ошибочного пособия нельзя.

3 вопроса о премиях: за что платить, как платить при увольнении и вернуть при переплате?

Управляющий партнер юридической фирмы BLS

Как работодателю избежать проблем с выплатой премий и не стать участником судебного спора? Рассказывает Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической фирмы BLS. Она имеет опыт управления крупными проектами по юридическому сопровождению и кадровому администрированию в десятках компаний, в т.ч. Microsoft, SAP, Procter&Gamble, Pfizer, Merz Pharma, Colgate-Palmolive; защищает интересы работодателей в судах по трудовым спорам, при проверках инспекций, проводит сложные переговоры с работниками для клиентов.

Самый популярный вид поощрения работников – это премирование. Называть их могут по-разному: премия, поощрение, бонус, но суть в целом не меняется. Сотрудник получает дополнительную выплату, правда по разным основаниям: выполнение KPI или по результатам работы за год, выплата за стаж, поощрение в честь дня рождения и т.д.

Другое дело, что обычно премии включены в систему оплаты труда. Поэтому надо серьезно относиться к правилам, оформлению и самой выплате.

Например, как вы ответите на вопрос: можно ли одним сотрудникам платить бонус раз в год, а другим – дважды? Неправильные фразы в документах приведут к штрафам и судебным спорам, несмотря на то, что условия поощрения определяет сам работодатель.

Давайте разберем три главных темы, связанных с премиями.

Что такое премия и как ее платить?

О премии говорится в ст. 129 Трудового кодекса РФ, которая относит ее к стимулирующим выплатам, уточняя, что она может быть поощрением за труд. Причем в отличие от зарплаты премия – право, а не обязанность работодателя. Больше в законе ни слова: понятий «бонус» и «поощрение» нет.

Таким образом, компания вправе самостоятельно определять систему оплаты труда, в том числе устанавливать поощрительные выплаты, формулируя их на свое усмотрение. Важно, что именно работодатель должен разработать структуру системы оплаты труда.

Иногда систему премирований описывают в коллективном договоре с работниками, но оптимальный вариант – создать отдельное Положение о премировании, чтобы в случае корректировок исправлять только его.

RB.RU организует встречу проекта Founders’ Mondays для начинающих и опытных предпринимателей. Дважды в месяц по понедельникам.

Соответственно, в нем фиксируют все условия: виды выплат, периоды, на кого распространяется, показатели, алгоритмы расчета. Тогда в самом трудовом договоре с работником надо лишь сделать ссылку на Положение. Но о действующей в компании системе человек должен узнать при приеме на работу: с ней его должны ознакомить.

На практике премии и поощрения бывают двух видов: общие и индивидуальные.

Первый вид применяется ко всем или определенной группе сотрудников, как правило, по итогам работы – за квартал, за год. «Личное» поощрение чаще привязано не ко времени, а к успехам или каким-то событиям. Кроме того, премии разделяют на разовые, стимулирующие, регулярные и постоянные.

Некоторые оформляются отдельными приказами, другие – включены в систему оплаты труда в локальных нормативных актах. Все – на усмотрение компании. Наиболее распространенные виды: по итогам работы за период. «13-я зарплата» – обычно премия за год, за успешный проект, выслугу лет / стаж работы. Другие связаны с событием – юбилей, свадьба, рождение ребенка.

Размер выплат закон не регламентирует: компания имеет право сделать их фиксированными или, например, в процентах от результата.

В таком случае «включается» система KPI: показатели, от выполнения которых зависит расчет – получит человек 100%, меньше или больше. Между прочим, для топ-менеджеров часто вводят отдельную систему мотивации. Допустим, за выполнение плана продаж или снижение рекламаций.

Вернемся к вопросу о частоте выплат. Если разное количество премий за год основано на достижении показателей или деловых качествах, это не дискриминация, и компания действует законно. А с «технической» же точки зрения премия – рядовая процедура. Т.к. она входит в систему оплаты, ее начисляют вместе с зарплатой.

Но для регулярных премий дату выплаты лучше указать в Положении о премировании. Единовременные же и разовые поощрения оформляются приказом по компании и могут начисляться отдельно.

Кстати, в соответствии с Налоговым кодексом РФ, премии за результаты работы можно отнести к расходам на оплату труда при налоге на прибыль, то есть уменьшить размер налогов. А в качестве аргумента в случае спора с налоговой службой поможет Положение, если в нем указать конкретные условия выплат и для них.

Но таких фраз, как «за добросовестное исполнение обязанностей» лучше избежать, так как это итак является обязательством сотрудника, а не причиной для дополнительного поощрения.

Как выплатить бонус после увольнения?

Премия обычно платится спустя время после завершения периода, за который ее начислили. Скажем, за первый квартал – в апреле, по итогам года – в начале следующего года. Но как быть, если сотрудник уволился из компании до ее получения, хотя имеет право на нее рассчитывать?

Это весьма чувствительный вопрос и для сотрудников, и для работодателей. Неслучайно, его нам регулярно задают HR-руководители. Причин его важности две.

С одной стороны, если трудовой договор прекращен, исчерпаны и любые обязательства по нему. У компании нет никаких оснований производить выплату после увольнения. С другой, законность отказа в премии. Даже если в локальном акте (Положении) указано, что премия – это право, не обязанность работодателя, в суде придется аргументировать отказ.

И если работник выполнил критерии для получения премии, но не получил ее только из-за увольнения, это признают нарушением.

По мнению судов, прекращение трудового договора не лишает работника на получение соответствующего вознаграждения – зарплаты и стимулирующих выплат за уже отработанное время. Невыплата будет считаться дискриминацией, ведь человек оказывается в неравном положении с теми, кто сейчас трудится и получил премию.

В качестве подтверждения несколько судебных решений: Определения Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 23.01.2020 по делу N 88-1226/2020, от 12.03.2020 N 88-4187/2020, Апелляционное определение Верховного суда Республики Карелия от 25.09.2018 N 33-3344/2018.

Как быть в такой ситуации? Главное – закрыть риск судебного спора. Если выплатить премию до увольнения нельзя, можно воспользоваться одним из двух способов вне трудовых отношений.

Первый – выплата материальной помощи по приказу работодателя. Компания вправе оказать ее – это чисто управленческое решение, которое зависит только от бизнес-процессов и возможностей. Более того, компания решает, кому и как ее платить, в том числе несотрудникам.

Матпомощь – это социальная выплата, и к зарплате не имеет отношения. Второй вариант – заключить с человеком гражданский договор (договор ГПХ), например, на оказание консультационных услуг. Юридически – это будет выплата человеку за услуги по договору, по сути же – так вы сможете перечислить ему премию.

Но это более трудоемкий вариант, поскольку требует заключения документов и оформления актов выполненных работ. В любом случае здесь нельзя забывать про налоги. Скажем, с материальной помощи обязательно удерживается НДФЛ, хотя страховыми взносами такая выплата не облагается. Выплаты по ГПХ также облагаются налогами, как любая предпринимательская деятельность.

Что делать, если премию переплатили?

Не выплатить премию только из-за увольнения нельзя, но не легче бизнесу и в обратной ситуации – если выплатили больше, чем надо. Например, из-за технической ошибки или неверного расчета. Как пример – кейс одного из наших клиентов.

Сотруднице начислили премию 130 тыс. рублей, хотя она не должна была ее получить. Причем бонусы не прописаны и в трудовом договоре. Начальник сказал ей про ошибку и попросил вернуть деньги. Она отказалась, сославшись на ипотеку.

Увы, удержать в одностороннем порядке излишне выплаченные деньги нельзя. Основания для удержания указаны в ст. 137 ТК РФ. В ней есть возмещение неотработанного аванса, возврат излишне выплаченных сумм из-за счетной ошибки или если суд решил, что работник не выполнил нормы труда. Возврата премии в списке нет.

И удержание из зарплаты из-за ошибки с премией обернется для компании штрафом в 50 тыс. рублей за нарушение норм ТК РФ. Более того, если сотрудник обратится в суд, удержанную сумму тоже придется вернуть.

Отказ в будущих премиях несет не меньше рисков. Если сотрудник выполнил условия и критерии для бонуса, он задаст справедливый вопрос: где премия? Ваш отказ будет считаться дискриминацией по отношению к другим сотрудникам. Между прочим, это тоже отдельное нарушение, наряду с задержкой или невыплатой зарплаты.

В итоге по сути единственный вариант – путем переговоров убедить сотрудника вернуть излишек, пусть даже небольшими частями. Конечно, можно подать жалобу в суд, но доказывать свою правоту придется компании, суды же обычно встают на сторону сотрудника.

В заключение напомню еще об одном важном нюансе – лишение премии или депремирование. Напрямую закон не регулирует этот вопрос, однако премия является стимулирующей выплатой и относится к оплате труда. Нельзя наказать сотрудника за проступок или невыполнение обязанностей – лишением премии. В ТК РФ есть лишь три вида взысканий: замечание, выговор и увольнение. Депремирование не может быть «наказанием».