Что такое электронная цифровая подпись

Что такое электронная цифровая подпись?

Электронная подпись – это информация в электронном виде, которая присоединена к подписываемому электронному документу или иным образом связана с подобным подписываемым электронным документом, использующаяся для идентификации лица, подписывающего данный электронный документ.

Простым языком, электронный документ подписанный электронной подписью юридически приравнивается к аналогичному бумажному документу подписанному “от руки”.

Электронной цифровой подписью можно заверить не только текстовые документы, но и любой другой тип цифровой информации, например видео файл или изображение подтверждая авторство.

Стоит заметить, что наименование электронная цифровая подпись согласно ФЗ №63 “Об Электронной подписи” является не правильным. Юридически правильное название – Цифровая Подпись. Однако, в большинстве случаев до сих пор встречается название Электронная Цифровая Подпись.

Виды электронных цифровых подписей

Электронные подписи делят на три типа:

1. Простая электронная подпись.
2. Усиленная неквалифицированная электронная подпись.
3. Усиленная квалифицированная электронная подпись.

Простая электронная подпись – это электронные средства, такие как пароли или коды, которые подтверждают факт подписи электронного документа определенным лицом. Для того что бы документ подписанный простой электронной подписью являлся равнозначным бумажному документу, сторонам требуется заранее договориться, а так же потребуется проверка подписи. Первичные документы можно подписывать простой электронной подписью. Документы, для заверения которых требуется печать, не могут быть подписаны простой электронной подписью.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (так же неквалифицированная электронная подпись) – это электронная подпись созданная с помощью средств электронной подписи путем криптографического преобразования информации используя специальный ключ. Неквалифицированная электронная подпись позволяет выявить лицо, подписавшее документ, а так же обнаружить внесение изменений в документ после его подписания.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (так же квалифицированная электронная подпись) аналогична неквалифицированной подписи, отличается от последней следующим: ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате, а для создания и проверки подписи используются средства соответствующие требованиям закона №445-ФЗ. Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью равнозначен бумажному документу с подписью иили заверенного печатью. Счет-фактуры и документы для Федеральной Налоговой Службы подписываются только квалифицированной электронной подписью. Для работы с ЕГАИС так же потребуется подобная подпись.

Как подписать документ с помощью ЭЦП

Подписать и тем самым заверить электронный документ с помощью электронной подписи совсем несложно. Для этого понадобится:

• электронная подпись на любом носителе;
• программное обеспечение, позволяющее заверять документы с помощью ЭЦП.

В большинстве случаев после приобретения и установки ПО в контекстном меню операционной системы появляется пункт, активируя который можно выбрать так называемый “Мастер подписания документов”, следуя пунктам которого можно легко и просто поставить на электронный документ любую цифровую подпись.

Для заверения документов цифровой подписью популярной считается программа КроптоАРМ. На её основе коротко продемонстрируем процесс подписи электронного документа. Более подробную информацию можно скачать по этой ссылке.

Выбор КриптоАРМ из контекстного меню

Выбор профиля для подписи файла с помощью ЭЦП

Выбор файла или группы файлов для подписи

Выбор выходного формата подписываемого файла(ов)

Установка параметров подписи файла(ов)

Выбор сертификата подписи с любого доступного носителя

После выбора сертификата потребуется только подтвердить правильность введенной информации и “отправить” документы на подпись. Как видите, процесс очень простой не занимает много времени и не сильно отличается от получения подписи на бумажном документе.

Типы носителей ЭЦП

Так как электронно цифровая подпись по сути набор нулей и единиц записать её можно на любой носитель информации. Популярными можно считать запись на прямую в реестр операционной системы (удобно, но не очень безопасно) или на носитель типа флеш-карты (удобно и безопасно). Так же существуют специализированные носители, такие как ruToken, eToken или JaCarta.

Сроки действия ЭЦП

Все ключи электронных подписей выдаются на срок до 1 года.

Решение некоторых проблем с ЭЦП

Не смотря на распространенность информации по использованию ЭЦП, можно столкнуться с некоторыми сложностями при пользовании электронной цифровой подписи. Приведем несколько стандартных способов решения проблем с ЭЦП:

Кому нужна эл. подпись

Электронная подпись или ЭП — это замена рукописной подписи для электронных документов. Проще говоря, электронная подпись подтверждает, что именно вы отправили отчет в налоговую или подписали акт для клиента.

Электронной подписью можно подписывать любые документы — счета, акты, договоры. Вам не придется отправлять оригиналы курьером: ставите электронную подпись и отправляете электронной почтой.

Электронная подпись обязательна, если:

• вы плательщик НДС;
• у вас 25 или больше сотрудников, по которым вы отчитываетесь в фонды и по НДФЛ.

В остальных случаях электронной подписью пользоваться никто не заставляет, но с ней удобнее. Вам не нужно распечатывать документы, подписывать и стоять в очереди на почте. Всё происходит через интернет.

Как составить валютный договор

У вашего клиента и поставщика тоже должна быть электронная подпись, чтобы вы могли обмениваться документами через интернет. Нельзя отправить документ с электронной подписью, а получить с рукописной.

Подписывать договор электронной подписью можно только с российскими компаниями. Для сделок в валюте свои требования и их проверяет не только ваш партнер, но и банк, в который придут деньги. Если заключаете сделку с иностранной компанией, уточните требования по подписи в банке.

Использование ЭП в частной жизни

С квалифицированной электронной подписью физические лица могут:

• Получить доступ к полному набору сервисов портала госуслуг, для которых требуется подтвердить личность. Например, чтобы подать налоговую декларацию по форме 3-НДФЛ без визита в налоговую.
• Подать заявление в вуз через интернет. Абитуриент может отправить заявление на поступление любой вуз России в электронном виде. Этот документ нужно заверить электронной подписью. В этой статье есть подробности о подаче документов в вуз.
• Вести электронный документооборот с работодателем. Согласно недавним поправкам в Трудовой Кодекс РФ, можно оформлять официальные трудовые отношения без личного контакта с работодателем.
• Пользоваться другими онлайн-услугами — зарегистрировать сделку с недвижимостью на сайте Росреестра, отправить заявку в Роспатент, чтобы получить патент на изобретение, оформить онлайн-кредит и др.

Как подписать документ электронной подписью

Из нашей статьи вы узнаете:

Где применяется: что даёт подпись документа ЭЦП

Ключ сертификата ЭП создаётся методом криптографических преобразований, с помощью специального программного обеспечения — СКЗИ. Это позволяет надёжно защитить внесённые в подпись данные о владельце. Доступ к ключу имеют только владелец и доверенные лица, указанные в документах.

Тщательная проверка данных и сохранение ключевой информации о пользователе становятся гарантами надёжности ЭЦП. Нанесённая на текст, графический материал или договор, подпись закрепляет авторство подписанта. Механизм проверки подлинности цифрового аналога подписи подтверждает правомерность действия. ЭЦП используется в следующих случаях:

• подача налоговой декларации в ФНС;
• подтверждение авторства текстового документа;
• заключение сделок по торгам, соглашениям и финансовым операциям;
• подписание права передачи полномочий или аналогичных процедур;
• ведение внутренней документации;
• согласование включённых в документ данных группой лиц.

Электронная подпись — самый надёжный метод защитить информацию о сделках и создании документов от третьих лиц. Принцип криптографии создаёт сложный код, расшифровать который можно лишь с помощью сертификата или пароля доступа. Взлом шифра невозможен, что обеспечивает доверие к ЭЦП.

Регистрация права на подпись проводится через удостоверяющие центры. Право принимать, проверять и хранить конфиденциальную информацию о клиенте имеют только сертифицированные организации. Каждая созданная ЭП уникальна по своей структуре и коду.

Принцип работы: что необходимо для использования ЭП

Принцип работы подписи заключается в кодировании документа. Как только нанесена ЭЦП, добавить новую информацию в файл невозможно. Вся процедура проходит через специальное ПО. Чтобы внести изменения, необходимо открыть документ, внести в него правки и затем подписать документ электронной подписью с Рутокена снова. При этом на документе будет проставлена новая подпись с актуальным временем и датой подписания. Именно это качество придаёт документу надёжность. Чтобы правильно работать с документом, необходимо запомнить последовательность действий при работе с ЭП.

Порядок работы с документом под ЭЦП:

1. Документ редактируется и вычитывается до подписи. Внести правки после подписания файла не получится — электронная подпись под документом станет невалидной.
2. В торговле, документообороте с ФНС и ведении финансовых операций по законодательству признаётся только квалифицированная электронная подпись. С её помощью подписывают соглашения между разными сторонами.
3. На официальной странице производителя СКЗИ можно скачать пробную версию продукта, которая действует 3 месяца. По истечении этого срока потребуется приобрести лицензию.
4. Для работы с разными версиями документа требуются плагины, веб-сервисы и отдельные программы.

Подпись наносится не только на документ, созданный в специализированной программе. ЭЦП ставится на продукты AdobeLiveCycle ES, Microsoft Office, AdobeAcrobat и AdobeReader. Это существенно расширяет её функционал, при этом требует установки дополнительных патчей. У каждого типа документа свои правила работы и внесения ЭП в документ.

Процесс: как подписать электронной подписью документ PDF

Электронный документ в программах AdobeLiveCycle ES, AdobeAcrobat и AdobeReader поможет подписать приложение «КриптоПро PDF». Это электронный цифровой модуль, позволяющий перенести ЭЦП в ПДФ формат. Для электронного ПДФ файла плагин формирует переходную ПДФ форму с расширением sig.

Чтобы подписание ЭЦП было возможно, необходима программа для чтения ПДФ-файлов версии AdobeAcrobatPro или AcrobatReader DC. С подписанием документ распознаётся в «КриптоПро».

Инструкция, как поставить подпись:

• Заходите на онлайн портал «КриптоПро», нужно найти плагин и установить на ПК.
• Настроив программу, входите в меню, подпункт «Работа с сертификатами».
• Выбираете меню «Подписание».
• В появившемся окне выбираете искомую подпись.
• Чтобы подписать PDF, необходимо выбрать место и положение электронной подписи в документе.

Цифровая подпись PDF аналогична подписям в «КриптоПро». Подпись распознаётся системой при подаче документов в налоговую службу или аналогичные организации.

Правила безопасности

Чтобы защитить себя от воровства электронной цифровой подписи, нужно соблюдать несложные правила. Их сформулировала эксперт в сфере закупок Дарья Опарина:

• Поменяйте пароль на USB-токене и запомните его. Если мошенники 3 раза введут неверный код, то подпись заблокируется;
• Никому не передавайте КЭП (даже главбуху);
• Покупайте сертифицированные токены. На других могут быть вирусы;
• Не заходите на подозрительные сайты и не скачивайте файлы из непроверенных источников;
• Поставьте на компьютер антивирус.