Как подключиться к; электронному документообороту

Как подключиться к электронному документообороту

Электронный документооборот постепенно вытесняет обмен бумажными документами. Это проще, удобнее и быстрее. А в некоторых случаях это единственный возможный вариант обмена, установленный законодательством.

Рассказываем, зачем нужен электронный документооборот и какие у него преимущества. А также, какие что можно отправлять и как выбрать оператора ЭДО.

Что такое ЭДО

Электронный документооборот или ЭДО — обмен электронными документами между компаниями, госструктурами с помощью интернета.

Для чего нужен ЭДО

Электронный документ нужен не только для обмена различными актами, УПД, счет-фактурами и накладными. Вторая по важности функция — передача кодов маркировки через УПД в электронном виде.

Также благодаря ЭДО можно:

• Экономить время. Больше не нужно ждать курьера или самостоятельно отправлять документы по почте. Также заполнять их в электронном виде быстрее, чем в бумажном.
• Экономить деньги. Чтобы отправить документ, вам не нужно тратиться на курьера или покупку конвертов, а также бумагу и картриджи. Еще не нужно тратить деньги на содержание архива.
• Сохранить конфиденциальность. При передаче между контрагентами ценные бумаги не потеряются и будут доступны в защищенном личном кабинете в любое время. Они не будут дублироваться и не попадут чужим людям.
• Своевременно отправлять документы. Контрагент получит документ сразу после того, как его перешлет отправитель.
• Обмениваться в любое время. Документы можно подписать и отправить в любое время с любого устройства, на котором есть доступ к электронной подписи.

Что можно отправлять через ЭДО

Через ЭДО можно отправлять только электронные документы.

С помощью ЭДО можно отправлять формализованные и неформализованные.

Формализованные документы

Формализованные — электронные документы в виде файла с расширением xml, формат которых утвердила ФНС. К ним установлены определенные требования для заполнения и передачи.

К формализованным относятся:

• универсальный передаточный документ — УПД;
• корректировочный УПД;
• счёт-фактура;
• корректировочная счёт-фактура;
• накладная по форме ТОРГ-12;
• акта приема-сдачи работ или услуг.

К актам и накладным нет строго формата, но есть обязательные реквизиты. Поэтому их можно создавать и передавать:

• в установленном приказом ФНС актуальном формате.
• в собственном формате, который разработала организация или другом удобном виде.
• в утратившем силу формате ФНС по Приказу ФНС РФ от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@.

При наличии КЭП и всех обязательных реквизитов эти документы юридически значимы.

Неформализованные документы

Неформализованные — электронные документы, формат которых не установлен ФНС.

К неформализованным относятся документы в формате: doc, xlsx, pdf, jpg и другие. Если неформализованный документ подписан КЭП, он также считается юридически значимым. Его не нужно распечатывать и дополнительно подписывать вручную.

Как работает ЭДО

Для того чтобы обмениваться документами в электронном виде, нужно подключиться к одному из операторов ЭДО, которые одобрены ФНС. Вот как выглядит подключение к электронному документообороту:

Если вы отправляете документ

1. Войдите в личный кабинет ЭДО с помощью квалифицированной электронной подписи — КЭП.
2. Добавьте контрагента в ЭДО. Для этого отправьте ему приглашение на обмен документами.
3. Загрузите файл в личный кабинет ЭДО.
4. Подпишите его электронной подписью с помощью КЭП.
5. Отправьте.
6. Получите уведомление о том, что документ подписан.

В личном кабинете ЭДО можно проследить все этапы движения документа. Для этого есть статусы: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».

Когда вы хотите отправить файл, оператор проверяет достоверность электронной подписи.

Если вы получаете документ и требуется подпись

1. Войдите в личный кабинет ЭДО.
2. Выберите нужный файл в папке «Входящие».
3. Подпишите документ КЭП или запросите корректировку, если в нем ошибка.

После того, как отправитель и получатель подпишут документ, его нельзя редактировать.

Также, чтобы работать с электронными документами было проще, в ЭДО.ПОТОК есть бесплатный коннектор 1С. Вы можете обмениваться документами в интерфейсе 1С.

Как выбрать оператора ЭДО

Чтобы выбрать оператора ЭДО, учтите следующие особенности.

1. Безопасно передает документы. У оператора должен быть SLA — соглашение об уровне качества сервиса. У ЭДО.ПОТОК SLA размещен на сайте.
2. Интегрирован с системой «Честный ЗНАК» (ЦРПТ). Благодаря интеграции оператор может передавать коды маркировки в ЦРПТ.
3. Функционален. В системе должна быть возможность:
   • передавать и получать форматизированные и неформализованные документы;
   • просматривать файлы в интерфейсе;
   • ставить на документы подпись, отказывать в подписи;
   • сохранять файл на компьютер или в электронный архив;
   • настраивать доступ для пользователей;
   • отслеживать статусы документов.
4. Имеет возможность интеграции с учетными системами. Некоторым компаниям удобнее работать в собственной учетной системе. Идеально, если ЭДО интегрирован с популярными учетными системами: 1С, SAP, Oracle, Docsvision, Directum, Парус.
5. Настроен роуминг. Он нужен, чтобы обмениваться файлами с клиентами других операторов ЭДО.
6. Демо-доступ. Это важно, чтобы еще до заключения договора проверить, как работает сервис.

Как организовать переход на ЭДО с контрагентами

Не все компании имеют представление о том, как работать по ЭДО с контрагентами, поэтому часто передают документы просто через электронную почту. Вид такого документооборота называется прямым. Компании сами организовывают обмен, а также ведут контроль за безопасностью передаваемых данных.

Главная проблема прямого обмена — счета-фактуры в таком виде недействительны. Налоговый кодекс РФ требует при передаче электронных счетов-фактур в обязательном порядке применять квалифицированную электронную подпись (КЭП) и выставлять электронные счета-фактуры через оператора ЭДО. Задача последнего — зафиксировать, когда отправлен и получен документ, при этом сохранить его статусы и проверить подлинность КЭП.

Электронный обмен с помощью оператора значительно проще, так как подключить и настроить ЭДО с контрагентом поможет оператор, от компании требуется присоединиться к готовому регламенту. При таком порядке электронного обмена все документы имеют юридическую силу, поэтому их принимает ФНС. Дополнительно в ЭДО фиксируется каждое изменение документа.

Способы обмена электронными документами

• Итак, вы решили начать обмен электронными документами. Каким образом будет выстраиваться электронное взаимодействие, контрагенты решают самостоятельно. Выделяются два основных вида обмена:
• Обмен с контрагентом напрямуюможно начать, заключив предварительно соглашение, в котором детально прописывается порядок и условия обмена. Если оба контрагента используют усиленную квалифицированную электронную подпись, то соглашение можно не заключать, соответственно, при других видах электронной подписи соглашение необходимо. Очевидное преимущество данного варианта – не нужно платить операторам за передачу документов, можно воспользоваться обычной электронной почтой. Но далеко не все документы можно пересылать напрямую контрагенту.
• Другой вариант – обмен через оператора электронного документооборота счетами-фактурами (оператор ЭДО СФ). Данный способ лучше хотя бы потому, что вы один раз подключаетесь к сети оператора, присоединяетесь к регламенту обмена и работаете в сервисе. Операторы ЭДО СФ обладают технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения легитимного обмена любыми электронными документами, и, самое главное, счетами-фактурами.

Нас часто спрашивают, для чего нужен оператор, если можно обмениваться напрямую. Первое, и самое важное, то, что при обмене электронными документами напрямую, то есть без участия оператора, вы не сможете обмениваться электронными счетами-фактурами. Согласно Приказу Минфина РФ №50н обмен электронными счетами-фактурами (ЭСФ) должен производиться через оператора ЭДО СФ, так как при необходимости оператор может подтвердить факт выставления или получения ЭСФ и иных документов.

Карина Кассис, аналитик Synerdocs

Как перейти на электронный документооборот

Начните переход на ЭДО поэтапно. Для перехода необходимо:

Внести изменения в учётную политику

В учётной политике потребуется прописать возможность составления и использования документов в электронном формате, которые должны подписываться электронной подписью.

Разработать схему документооборота

Необходимо решить, кто из сотрудников, задействованных в работе с документацией, сможет редактировать документы, подписывать их, согласовывать без права подписи и тому подобное.

Выбрать оператора ЭДО

При выборе оператора убедитесь, что есть поддержка роуминга. Кроме того, следует отталкиваться от количества ваших контрагентов, работающих с этим оператором. Обращайте внимание на отзывы. Если оператором предусмотрен пробный период, протестируйте СЭД сами.

Юридической силой обладают только те электронные документы, которые подписаны с помощью КЭП. Кроме того, для работы с электронной подписью потребуется средство криптографической защиты информации (СКЗИ) – программное обеспечение, предназначенное для шифрования и расшифровки.Такая программа нужна, чтобы подписывать электронные документы и проверять подпись. Для платной СКЗИ необходима лицензия .

Определить способ работы с ЭДО

Работа возможна через интерфейс отдельного сервиса (например, онлайн-сервиса «Астрал.ЭДО») или через специальный программный модуль для 1С. Некоторые операторы поддерживают возможность интеграции своих сервисов с учётными системами клиентов.

Сколько стоят электронные документы

На электронные документы тоже нужны расходы:

• электронная подпись стоит около 2000 рублей в год;
• программы криптошифрования и драйверы — 1500 рублей в год;
• отправка документа через сервис ЭДО — 6-8 рублей за штуку, зависит от тарифов сервиса.

Сервисы ЭДО предлагают тарифы по количеству документов: например, можно купить пакет на 500 или 10 000 документов. Чем больше, тем дешевле.

По закону документы нужно хранить: например, трудовые договоры — 50 лет, а счета-фактуры — 5 лет. Для бумажных документов нужно выделять архив или арендовать специальные помещения. С электронными документами то же самое, но их можно хранить в облаке.

Читать в Деле

Счет для ИП и ООО в Модульбанке

Удобный сервис, недорогие тарифы, защита от блокировок по 115ФЗ

Как понять, что пора переходить на ЭДО

Проверьте себя по небольшому чек-листу. Если на большинство утверждений вы ответите «нет», то значит, самое время ознакомиться с рынком систем электронного документооборота и подобрать подходящую.

• В спорной ситуации вы легко найдете не просто карточку документа, но и подписанные оригиналы, и даже скан-копии бумажных документов.
• Вы понимаете, на ком зависло подписание, так как видите всю цепочку согласования документа.
• Вы видите, какие из выставленных документов подписаны контрагентами, а какие — нет.
• По запросу ФНС вы быстро отберете и отправите документы по конкретному контрагенту за определенный период.

На что обратить внимание при выборе оператора ЭДО:

• возможность ведения архива документов с удобным поиском по фильтрам;
• разграничение прав доступа различным категориям сотрудников;
• персональные доработки СЭД под потребности компании;
• интеграция с сервисами, которые уже используете — CRM, банковские и бухгалтерские системы, ПО для кадрового учета и т.д.;
• доступ и работа в электронной системе документооборота с различных мобильных устройств.

Подключение к ЭДО: пошаговая инструкция

Итак, вы готовы отказаться от бумаги в пользу электронных технологий. Что нужно сделать для перехода на электронный документооборот?

Шаг первый: внести изменения в учетную политику. Тот факт, что организация работает с документами, составленными в электронном виде и подписанными электронной подписью, необходимо отразить в учетной политике. Также см. « Учетная политика организации: образцы на 2021 год, как составить, примеры ».

Получить образец учетной политики для небольшого ООО Получить бесплатно

Шаг второй: составить схему документооборота. Если в компании уже есть устоявшийся порядок работы с документами, менять его не нужно. Операции, которые раньше оформлялись на бумаге, будут переведены в электронный вид. Если регламента нет, его нужно установить: определить, кто работает с документами; какие сотрудники редактируют, согласовывают и подписывают документацию.

Шаг третий: решить, как организовать работу. На основе утвержденной схемы электронного документооборота нужно выбрать подходящее техническое решение: веб-версия или интеграция.

Веб-версия — самый простой и доступный способ перехода на ЭДО, который не затрагивает информационных систем компании. Подходит организациям с небольшим количеством документов — около 100 исходящих ежемесячно — и небольшим числом контрагентов.

Интеграция с учетной системой компании позволяет работать с электронными документами в привычном интерфейсе той программы, которую использует организация. Это дает возможность автоматизировать большинство действий.

Контур.Диадок можно интегрировать несколькими способами:

• Через модуль для 1С — коробочное интеграционное решение для самой распространенной в России учетной системы. Универсальное — подойдет бизнесу любого масштаба.
• С помощью коннектора — подойдет тем, кто не хочет вмешиваться в конфигурацию своей учетной системы, но нуждается в автоматизации ряда действий с электронными документами.
• Через готовое интеграционное решение для вашей учетной системы.
• С помощью средств API — индивидуальное интеграционное решение для конкретной компании.

Последние три способа подойдут компаниям с большим числом контрагентов и интенсивным документооборотом.

Заказать усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП) Получить через час

Шаг четвертый: подключить контрагентов. Если ваши клиенты и партнеры не будут принимать и подписывать электронные документы, все результаты, достигнутые благодаря предыдущим шагам, окажутся бесполезными. Поэтому необходимо договориться с контрагентами о том, что они будут получать от вас документы только в электронном виде.

Шаг пятый: приобрести электронную подпись. В целях безопасности Диадок работает только с квалифицированной электронной подписью (КЭП). Сертификат квалифицированной электронной подписи выдают удостоверяющие центры (УЦ), которые имеют аккредитацию Минкомсвязи. КЭП нужна всем сотрудникам, которые подписывают документы. Чтобы просматривать файлы, подпись не нужна: можно войти в Диадок по логину и паролю.

Шаг пятый: подать заявление о подключении к электронному документообороту. Небольшие фирмы переходят на ЭДО за одну-две недели. Корпорациям, у которых есть много филиалов, потребуется больше времени: от трех месяцев до года.

Соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами

Нюансы безбумажного взаимодействия контрагенты могут прописать в отдельном соглашении об электронном документообороте. Как его составить?

Законодательством не установлены специальные требования к форме и содержанию соглашения об электронном документообороте между юридическими лицами. Поэтому его состав и содержание определяются его участниками. При этом необходимо соблюдать общие для такого рода документов стилистику и структуру (обязательно описать предмет соглашения, срок действия, реквизиты сторон и иные вопросы).

На рисунке ниже представлены основные (возможные) разделы такого соглашения.

Готовая форма соглашения об электронном документообороте уже составлена экспертами КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе, скачайте бланк, внесите свои реквизиты и соглашение готово.

С особенностями составления соглашений вас познакомят материалы:

Переход на электронный документооборот

Какие шаги необходимо предпринять, чтобы подключить ЭДО?

1. Необходимо сообщить контрагентам, что вы внедряете в своей компании электронный документооборот.
2. Нужно приобрести электронную подпись в специальном удостоверяющем центре, прошедшим аккредитацию Министерства связи РФ. Своя ЭП должна быть у каждого сотрудника, который будет подписывать документы от имени компании.
3. Если вы собираетесь обмениваться документами через оператора ЭДО, необходимо выбрать оператора, заключить с ним соглашение, после чего зарегистрироваться в сервисе.
4. Теперь у вас появится возможность загрузки готовых электронных документов в личный кабинет, после чего вы сможете подписать их электронной подписью и отправить выбранному в списке доступных контрагентов получателю.

Как видите, процесс внедрения ЭДО не слишком сложен, однако позволяет оптимизировать документооборот в организации и сэкономить немало ресурсов, которые вы сможете направить на развитие вашего бизнеса.