Таблица расходов и доходов семейного бюджета в Excel

Таблица расходов и доходов семейного бюджета в Excel

Проблема нехватки денег актуальна для большинства современных семей. Многие буквально мечтают о том, чтобы расплатиться с долгами и начать новую финансовую жизнь. В условиях кризиса бремя маленькой зарплаты, кредитов и долгов, затрагивает почти все семьи без исключения. Именно поэтому люди стремятся контролировать свои расходы. Суть экономии расходов не в том, что люди жадные, а в том, чтобы обрести финансовую стабильность и взглянуть на свой бюджет трезво и беспристрастно.

Польза контроля финансового потока очевидна – это снижение расходов. Чем больше вы сэкономили, тем больше уверенности в завтрашнем дне. Сэкономленные деньги можно пустить на формирование финансовой подушки, которая позволит вам некоторое время чувствовать себя комфортно, например, если вы остались без работы.

Главный враг на пути финансового контроля – это лень. Люди сначала загораются идеей контролировать семейный бюджет, а потом быстро остывают и теряют интерес к своим финансам. Чтобы избежать подобного эффекта, требуется обзавестись новой привычной – контролировать свои расходы постоянно. Самый трудный период – это первый месяц. Потом контроль входит в привычку, и вы продолжаете действовать автоматически. К тому же плоды своих «трудов» вы увидите сразу – ваши расходы удивительным образом сократятся. Вы лично убедиться в том, что некоторые траты были лишними и от них без вреда для семьи можно отказаться.

Ведение собственного бюджета в Excel: путь (не)аналитика

Сперва немного вводной

В конце мая 2017 мне подумалось, что неплохо бы начать отслеживать на что и как именно я трачу свои деньги. Доходы тогда у меня были небольшие, но на жизнь хватало. Было решено с 01 июня 2017 записывать свои доходы и расходы в специальное приложение и смотреть на что уходят деньги. После нескольких пробных запусков выбор пал на одного польского разработчика с бесплатными возможностями. Итак, 01.06.2017 мой стартовый баланс составлял 4 031,49 рублей.

До конца 2017 года записи вносились от случая к случаю. Приложение отдавало не информативную статистику, меня это крайне не устраивало. Поэтому с 01.01.2018 бухгалтерия ведется строго и тщательно — вплоть до того что каждое воскресенье открывается каждый интернет-банк и сверяются текущие остатки. Это дало неплохие результаты уже через пару месяцев. Привычка вносить всё закрепилась достаточно быстро, и дело пошло продуктивнее.

Приложение, которым я пользовался, позволяло бесплатно вести учет по 2 аккаунтам. Но вскоре у меня их стало слишком много и пару раз мне приходилось платить за приложение. В итоге, в конце января 2020 мне стало жаль денег на новое продление, я скачал все данные и начал вести учет в голом Excel. Через полгода могу сказать что это гораздо интереснее и информативнее, чем в приложении. Я сильно погрузился в сам Excel, в статистику и готов показать свои первые результаты сообществу.

Начало. Сводим баланс из приложения и в Excel

Приложение хоть и хорошее, но на экспорт мне отдали только записи: 5600 строк совершенно не структурированной информации. Ладно, взяли напильник, распознали и облагородили все нужные столбцы, порезали все ненужные и придали этому красивый вид таблицы.

В этот момент я начинаю понимать что балансы не сходятся — у меня же только записи, без стартовых сумм. Создается новая таблица, вносятся все счета и их остатки на начало ведения учета — 01.06.2017. Чтобы не мучаться с категориями расходов, было решено полностью скопировать структуру из этого же приложения. Щепотка магии — и у меня появился совсем небольшой и самый простой файлик. По хорошему, он мне показывал только мои текущие остатки, уровень доходов и расходов по годам и в нем же велись все записи.

Первые попытки подружиться с Excel

Терять всю имеющуюся аналитику из приложения было грустно, поэтому я начал ее потихоньку восстанавливать своими силами в Excel. Сразу же было решено отказаться от VBA поскольку я не программист от слова совсем. Что-то пытаюсь, но это скорее баловство. Но вернемся к учету.
Сперва с помощью фильтров были подчищены очевидные ошибки при заполнении самих записей: опечатки, дублирование названий, склонения и прочие особенности Великого и Могучего.

Вторым этапом начались эксперименты с аналитикой — графики движений с разбивкой по валютам, по датам, по счетам, и много чего еще. В это же время активно гуглилось всё что можно и смотрелось как ведут учет другие (никак. слишком сложно для внесения и слишком простой анализ).

Мне хотелось сделать все максимально автоматически. Создать на старте конфигурацию по умолчанию, прописать все формулы и вносить только записи в таблицу доходов-расходов. Остальное Excel должен считать сам. Слишком идеально, не?

Через 2 месяца после начала использования Excel я научился обращаться с таблицами, научился автоматически считать остатки по всем счетам и в сумме, разобрался в десятке самых используемых формул и начал опыты над сводными таблицами и условным форматирование. Интересно, а 2 месяца до сводных таблиц это много или мало для новичка?

PQ и PP

Еще примерно через 2 недели я познакомился с PowerQuery и PowerPivot. И если первый мне особо не помог (т.к. все велось в одном файле), то второй решил многие проблемы. Сводные таблицы стало создавать немного проще, а из таблицы записей удалось избавиться от нескольких столбцов — их можно вычислять в PowerPivot.

Вообще, PowerPivot довольно сложная штука, и крайне чувствительная к любым действиям. При этом, каких-либо материалов по ней мало и много приходится понимать самому. Но и результат может прямо радовать, это заметно.

Например, через PowerPivot и связи таблиц удалось наконец-то построить сводную с расходами в разбивке по категориям (150+ штук!). Строить такую «в лоб» приходилось через сводную из записей, вручную группировать категории до нужного уровня и визуально сравнивать значения. Это очень неудобно, хотя бы потому что любая новая категория в таблице записей ломала всю структуру сводной. И на восстановление уходило очень много времени. При помощи же PowerPivot на это требовалось 3 клика мыши.

Революция

Где-то примерно в это же время мне становиться тесно в моём файле и появляется еще один, для тестирования. В нем я могу делать с данными все что хочу, не боясь испортить результаты в основном. Есть только одна проблема — чтобы формулы (и результаты) были одинаковыми, таблицу записей приходится вести в обоих файлах одновременно. Простое копирование новых строк ломает формулы и всё приходится перебивать руками. И новые фичи после тестирования руками построчно переносить в основной файл — тоже такое себе удовольствие.

Поэтому в начале июня было принято решение вынести таблицу записей в отдельный файл, а формулы и графики считать отдельно. Вместе с таблицей записей переехала таблица счетов и некоторые некритичные мелочи. В самом файле с DATA минимум вычислений — только пара именованных диапазонов и формула для высчитывания текущих остатков. Просто потому что загружать файл с вычислениями чтобы увидеть остатки оказалось глупой затеей.

Предназначение этого файла — добавление строк в таблицу записей, контроль остатков на счетах и добавление счетов, если необходимо. Для всего остального — файл с вычислениями.

И вот в нем вся магия и мощь Excel открылись на полную. Файл с вычислениями получает через PowerQuery данные, работает над ними и отдает в формулы и сводные таблицы. Рядом с ним, PowerPivot отдает свои данные и связывает имеющиеся таблицы в единую структуру. Из этого всего получается очень даже неплохая аналитика. Количество графиков и вычислений растет с каждым днем, объем файла с вычислениями постоянно увеличивается, что-то меняется на страницах. И все это автоматизировано на 90%!

Будущее

Сейчас я веду учет в трех файлах — это DATA + файл с простыми вычислениями (BASIC) + файл с продвинутыми вычислениями (TEST). В таблице записей уже 6800 строк, общие остатки на счетах выросли в несколько раз. Я стал значительно меньше тратить на импульсивные покупки — их просто лень вносить, а если и купил, то стыдно когда вносишь. В сводной таблице с тратами по категориям очень хорошо видно как поменялись расходы на самоизоляции — в ноль просел общественный транспорт и походы в кафе/рестораны+обеды на работе. В июне есть хороший шанс закончить месяц в плюсе — третий раз за 3 года, да еще и третий подряд. И очень хорошо видно в какой момент жена перестала переводить мне деньги на оплату счетов и начал переводить я ей на оплату продуктов. Но это уже наша внутренняя кухня.

Я работаю над файлами каждый день в свободное время. Сегодня, например, перебил все формулы деления на формулы ЕСЛИОШИБКА — так меньше всплывающего спама. Вообще, в заметках у меня более 20 идей над которыми можно поработать. Что-то делается легко, для чего-то надо менять структуру всех трех файлов (не хочу), а что-то просто не умею и надо гуглить и пробовать. Например, не могу сообразить как выстроить бюджет на месяц и контролировать его выполнение не ломая структуры таблиц.

В целом, я знаю чего хочу, знаю как это должно выглядеть. Но все чаще начинаю натыкаться на ограничения самого Excel и его возможностей. Интересно попробовать их собственную надстройку для ведения личного учета, но то что я видел мне уже не нравится. Считаю что у меня больше, детальнее и точнее. Ну и еще многое в процессе, я только-только реализовал всю аналитику что была в приложении. В любом случае, продолжение следует…

В итоге

1. Определитесь с категориями расходов, в разрезе которых вы будете вести учет. Лучше настроить все категории до его начала.
2. Установите лимит повседневных расходов в день на вкладке «Дашборд».
3. Фиксируйте расходы на вкладках «Повседневные», «Крупные» и «Квартира».
4. Изучайте получившуюся аналитику на вкладках «Дашборд» и «Динамика».
5. Чтобы получить картину своих расходов, необходимо вести учет несколько месяцев — хотя бы два-три . Чтобы начать анализировать расходы в динамике, продержитесь полгода-год .
6. Если вы столкнулись со сложностями или ошибками в гугл-таблице , опишите вашу проблему в комментарии к статье — я обязательно отвечу.

Хорошая таблица, но не хватает очень важной вкладки (ДОХОДЫ)

Почему бюджетом всегда называют обычный текущий учет доходов и расходов, а не будущий. Программ, для учета текущих движений – миллион. Программ для прогнозирования – единицы

Константин, это же легко. Я себе такую табличку составил. Для клиентов Тинькофф всё очень просто:
1) делаем в личном кабинете выгрузку за пару-тройку лет в xls (говорят что и другие банки такое позволяют)
2) фильтруем траты и выделяем отдельно: платежи за ипотеку/аренду жилья, бензин, обслуживание авто, траты на авиабилеты/аренду жилья и всё что относится к отпуску (даты отпуска известны, можно выделить отдельно траты на все “отпускное” по периоду). Так мы узнаем среднемесячные траты по категориям, я взял только несколько: ипотека, регулярные расходы, расходы на отпуск и расходы на авто. Аналогично выгрузил и отсортировал расходы со счета супруги.
В целом можно и не выгружать все в виде таблицы: можно через веб-интерфейс в статистике расходов просто отфильтровать по нужным категориям и выписать цифры.
3) составляем табличку с доходом и расходами, добавляем колонку с “балансом” на конец года, по желанию можно добавить колонку с доп.доходами от инвестирования свободных средств, я добавил +7% на остаток от предыдущего года (т.е. в первый год доп.доход 0)
4) на последующие годы расходы посчитал так: ипотека фиксированный расход. регулярные расходы и траты на отпуск увеличиваю на уровень инфляции (официально 4%, будем считать что так, статистика роста моих расходов за 3 года это подтвердила), основная доля расходов на авто – это покупка нового (30% от стоимости авто раз в 3 года), осаго+каско, и бензин, под инфляцию попадают только траты на бензин, я не стал её учитывать и внес расходы как произвольное значение чуть больше инфляции.
5) в прогнозировании доходов взял пессимистичный сценарий с ростом доходов на 25% раз в 5 лет, в данный момент динамика несколько лучше, но всё же не будем столько оптимистичны.

На выходе я точно знаю в каком году и ±месяце я смогу досрочно закрыть ипотеку (не разом, пока не закрыл все свободные средства идут на ее погашение). Я точно знаю в каком году и в каком месяце у меня заканчивается гарантия на авто и следовательно понимаю могу ли я купить авто того же уровня, или взять авто классом повыше, и самое главное — как это решение отразиться на накоплениях в динамике с учетом потери дохода от инвестирования из-за изъятия средств.

Подобным образом можно строить краткосрочные бюджеты помесячно на 2-3 года вперед: ипотека – известно, среднемесячные расходы – известно, траты на отпуск, ТО и страховку авто – известны помесячно и соответственно можно строить краткосрочные планы.

d1mmmk, привет из 2020, бюджетный план ± сходится. Коронавирус внёс свои корректировки: ипотеку закрыл на 2 месяца раньше версии плана от ноября 2019 т.к. из-за удалёнки и закрытия всего тратить деньги не на что, отпуск тоже прошёл немного скромнее. До встречи в 2021.

Этапы составления таблицы

Из принципов вытекают и основные этапы составления таблицы. Я буду показывать на примере своей электронной версии домашней бухгалтерии, которую я веду в Google Таблицах. Но то же самое можно сделать вручную на бумаге, перечертив в тетрадь мой образец, или в Excel, создав аналогичную таблицу.

Простая схема ведения семейного бюджета выглядит так.

Этап 1. Подготовка.

Если вы впервые занялись бюджетированием, то первые 1 – 2 месяца (мне хватило и одного) доходы и расходы лучше разбить на каждый день. Можно уже на этом этапе сразу сформировать категории или сделать это на следующий месяц. Они у каждой семьи будут разные. Например, в моем варианте расходы делятся на:

• обязательные (коммунальные платежи, сотовая связь + интернет, образование, продукты питания, промтовары, транспорт, здоровье + красота);
• необязательные (развлечения, одежда/обувь, крупные покупки, дом, сад и огород);
• непредвиденные затраты – 10 % от всех расходов.

Обязательно добавьте графу “На начало месяца”. Это то, что осталось в кошельке или на банковских картах. Эти деньги будут тратиться в первых числах месяца до получения очередных доходов.

Не забудьте про строки “Итого доходов” и “Итого расходов”. В самом конце считаете эти пункты. У кого-то получится “Экономия”, у кого-то “Перерасход”.

Посмотрите фрагмент таблицы на каждый день месяца. Полный вариант можно скачать по ссылке. Чтобы она у вас не пропала, скачайте таблицу себе на Google Диск. Для этого в меню выберите “Файл” – “Создать копию”.

Меняйте статьи, убирайте ненужные и добавляйте свои категории. Обратите внимание на 0 в строках. Там заведены формулы. Вносите цифры в ячейки доходов – в строке “Итого доходы” автоматически подсчитываются суммы. То же самое и по расходам. Внизу дана отчетная таблица за месяц, где выводится итоговое сальдо.

Этап 2. Анализ после 1 – 2 месяцев ведения бюджета.

На этом этапе таблица меняется. Вы уже знаете свои основные статьи доходов и расходов, примерные суммы по каждой из них. Пришло время проанализировать результаты. Если в конце месяца получили экономию, с бюджетом все в порядке. Если идет перерасход, надо срочно искать причину и разрабатывать план по устранению дыр. Каждый сам решает, от каких трат можно отказаться совсем, что делать реже, где и как покупать дешевле и пр. Ваша задача при распределении денег не просто выйти в 0, когда Доходы = Расходы, но и получить заветную Экономию.

Этап 3. Корректировка.

Таблицу на этом этапе я сделала по-другому. Появились графы “План”, “Факт” и “Отклонение”. Порядок заполнения такой:

• В начале месяца ввожу цифры в графу “Остаток на начало месяца”. Она должна быть равна сумме из ячейки “Экономия/Перерасход” по факту из предыдущего месяца или вашим наличным в кошельке, на банковской карте. Сумма идет одинаковая и по факту, и по плану.
• Потом заполняете колонку “План” на основе анализа данных за предыдущие периоды и ваших планов на этот месяц. Например, в ноябре нам надо было заплатить налог на имущество, поэтому я заранее запланировала эту сумму.
• В течение всего месяца идет заполнение колонки “Факт”. Каждый день в ячейку соответствующей статьи я просто ввожу нужные цифры. Чтобы они суммировались автоматически, надо представить их в виде формулы.

Например, по статье “Основная зар. плата” сначала я получила аванс 6 000 руб., а потом основную сумму 18 000 руб. Тогда запись в ячейке D6 будет выглядеть так: = (6 000 + 18 000). Но в самой ячейке у вас сразу отобразится сумма 24 000. Если вы получаете зарплату не 2 раза в месяц, а чаще, вы просто наводите мышкой на ячейку и в появившейся формуле в скобках продолжаете добавлять цифры. Сумма считается автоматически.

• Итоги по графам рассчитываются автоматически. Вы видите опять 0 в соответствующих ячейках. Если наведете на 0 мышкой, то появится формула.

Можно продолжать вести таблицу, расчерченную на каждый день, добавив колонки “План”, “Факт” и “Отклонение”. Я дам ссылки на оба варианта. Первый удобен тем, что к каждой цифре можно писать комментарий, нажав на соответствующую кнопку в меню.

1. Образец таблицы учета на каждый день скачайте по этой ссылке.
2. Более простой вариант здесь.

Этап 4. Продолжение ведения семейного бюджета.

На каждый месяц я добавляю новый лист в таблицу. Нажмите на “+” в левом нижнем углу. В конце года можно подвести итоги и заполнить отчетную годовую таблицу.

Продвинутые пользователи составляют диаграммы, рассчитывают в процентах долю каждой статьи в семейном бюджете.

Я отдельно хочу остановиться на статье “Накопления”. Считаю, что каждая семья обязана ее иметь. Деньги на нее я перечисляю не в конце месяца, когда уже все истрачено, а с самого первого дохода в текущем периоде. Вы сами должны определить, сколько вы будете переводить в накопления. Финансовые консультанты рекомендуют не менее 10 % от ежемесячных доходов. Главное, что это надо делать регулярно и до текущих трат.

Меня часто уверяют, что у них просто нет суммы, чтобы откладывать ее в накопления. А я уверена, что есть. Представьте ситуацию, что в следующем месяце вам повысили плату за коммунальные услуги на 10 %. Вы не станете ее вносить? Станете и найдете где сэкономить, чтобы заплатить за квартиру. Так почему государству вы находите 10 %, а себе нет?

Если вам не понравились мои таблицы, то можете скачать готовые шаблоны из Excel или Google Документов. Я воспользовалась Google. Выбрала вкладку “Файл” – “Создать” – “Создать документ по шаблону”. Нашла, например, “Месячный бюджет” и “Годовой семейный бюджет”.

Для домашнего пользования они хорошо подходят. Можно под себя изменить названия статей, добавить или удалить категории. Итоги тоже подсчитываются автоматически.

Мой план-пример таблицы учета финансов

Друзья, чтобы вам не пришлось составлять всю таблицу с нуля, я решил поделиться ею с вами. Держите!

После того как перейдете по ссылке, ничего не редактируйте в этом документе. Нажмите “Файл” – “Создать копию”, назовите табличку любым именем и нажмите “Ок”.

Теперь заходите в этот документ и пользуйтесь на здоровье.

Эта таблица подойдет как для обычного студента, так и для семьи. Конечно, для крупного бизнеса этого функционала будет недостаточно, но мы же с вами говорим об учете личных финансов…

А если хотите пройти настоящее обучение, то можете пройти тренинг у специалиста. На этом блоге мы собрали для вас самые лучшие курсы финансовой грамотности.

Работа с формулами в таблице личных финансов

Когда в таблице с доходами и расходами протягиваешь формулу («размножаешь» по всему столбцу), есть опасность сместить ссылку. Следует закрепить ссылку на ячейку в формуле.

В строке формул выделяем ссылку (относительную), которую необходимо зафиксировать (сделать абсолютной):

Нажимаем F4. Перед именем столбца и именем строки появляется знак $:

Повторное нажатие клавиши F4 приведет к такому виду ссылки: C$17 (смешанная абсолютная ссылка). Закреплена только строка. Столбец может перемещаться. Еще раз нажмем – $C17 (фиксируется столбец). Если ввести $C$17 (абсолютная ссылка) зафиксируются значения относительно строки и столбца.

Чтобы запомнить диапазон, выполняем те же действия: выделяем – F4.

Семейный бюджет дисциплинирует. Помогает выработать финансовое поведение, избежать лишних денежных трат. А Excel позволяет учесть особенности конкретной семьи.

График платежей

• выплата заработной платы: остатки зарплаты за прошлый месяц нужно выплатить до 10-го числа, премия платится до 15-го числа, аванс за текущий месяц — до 25-го числа. Ставим 50 % зарплаты к выплате на вторую неделю, 100 % премии — на четвертую и 50 % зарплаты — на последнюю неделю месяца;
• оплата аренды: согласно договорам крайний срок оплаты аренды за текущий месяц — 10-е число. Ставим к оплате на вторую неделю;
• коммунальные платежи нужно осуществить до 25-го числа, ставим их к оплате 25-го числа, то есть на последнюю неделю;
• охрана по заключенному с ЧОП договору оплачивается до 20-го числа, ставим на оплату на четвертую неделю;
• налоги с заработной платы нужно оплатить до 15-го числа, значит, деньги на них нам потребуются на третьей неделе;
• налог на доходы физических лиц платится одновременно с выплатой заработной платы, поэтому разносим его по неделям в той пропорции, что и выплату зарплаты, премий;
• по остальным налогам срок оплаты с 25-го по 31-е число (последняя неделя июля);
• погашение кредитов и оплата процентов — до 22-го числа (привлечение кредитов — после 25-го числа).

Все прочие платежи в предстоящем месяце сразу относим на последнюю неделю (когда сможем пополнить оборотные активы за счет нового кредита, получение которого намечено на 25 июля).

В итоге видим, что на оплату товара на первых трех неделях мы можем потратить только 120 тыс. руб., остальную сумму задолженности сможем закрыть перед поставщиками на двух последних неделях июля.

Если нам важно мнение поставщиков, нужно заранее уведомить их о сложившейся ситуации. Можно предоставить им четкий график платежей на этот месяц, чтобы они тоже могли спланировать свои финансовые возможности за предстоящий месяц.

Таблица 7. Понедельное планирование оплат, руб.