4 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Организация удаленного рабочего места

Организация удаленного рабочего места

Последние десять лет наблюдается тенденция к увеличению доли удаленной работы. Причин много, в том числе:

  • Поиск талантов по всему миру. Зачем ограничивать себя в поиске сотрудников внутри одного города, когда можно расширить параметры поиска и увеличить количество кандидатов в несколько раз.
  • Сокращение издержек на содержание рабочего места.
  • Слишком требовательные кандидаты, которые принципиально не желают работать в офисе.

Сейчас в связи с ситуацией неопределенности, у многих стоит вопрос, как действовать, если придется организовывать удаленную работу сотрудников. Давайте разберёмся, как это сделать быстро, безопасно, а главное эффективно.

2. Планируем рабочие задачи

В удалённой работе грамотное планирование гарантирует отсутствие срывов и неожиданностей. Каждый сотрудник должен знать, что и когда он должен сделать.

Совместно планировать задачи удобно в следующих сервисах:

  • Google Календарь — подходит, чтобы указывать сроки исполнения проектов и настраивать напоминания;
  • «Планировщик» Microsoft — можно прописывать планы, создавать группы, назначать задачи и настраивать уведомления об их назначении, обновлять сведения о состоянии;
  • Asana — в web-приложении, доступном на iOS и Android, можно прописывать задачи и дедлайны, устанавливать приоритеты, отслеживать выполнение;
  • Trello — позволяет систематизировать задачи, обсуждения и идеи на единой доске;
  • «Битрикс24» — сервис включает планирование проектов и дедлайнов, таск-менеджмент, возможность обмена документами, визуализацию данных на календаре. Создание отдельных рабочих групп;
  • «Мегаплан» — можно назначать задачи отдельным сотрудникам, следить за их выполнением и сохранять завершённые проекты;
  • «Яндекс.Трекер» — удобно планировать спринты, управлять задачами на виртуальной доске, согласовывать макеты и документы, визуализировать данные;
  • Slack — здесь можно настраивать задачи, устанавливать сроки, общаться с коллегами, согласовывать проекты;
  • Pyrus — предусматривает общение, списки задач, загрузку файлов, интеграцию с облачными хранилищами.
Читать еще:  Ломбард: как работает и что можно сдать

Выберите планировщик, который доступен и удобен для всех сотрудников и фиксируйте в нем абсолютно все задачи. Главное правило: нет задачи в планировщике — задачи нет вообще, не зафиксированы итоги обсуждений — никаких итогов не было.

Большинство планировщиков задач предполагают наличие ограниченных бесплатных версий, бесплатный доступ для небольших команд или демо-период. Вы можете потестировать разные варианты, чтобы выбрать наиболее удобный.

Учтите, что на первых порах у сотрудников могут быть проблемы с самоорганизацией. Домашняя обстановка, бытовые дела и отсутствие руководителя сильно отвлекают от работы. Рекомендуем заранее прописать правила удаленной работы: график рабочего дня, период пребывания на связи. сроки сдачи текущих задач. Желательно ежедневно составлять краткосрочные планы, по которым сотрудники должны отчитаться по окончании дня. Можно завести общий «дневник», куда каждый член команды будет ежедневно записывать завершенные задачи.

Возможно, что вашим сотрудникам поможет опыт других удалёнщиков. Периодически проводите онлайн-вебинары на тему организации рабочего места, планирования рабочего времени, способов борьбы с прокрастинацией.

Как организовать удаленный доступ для сотрудников компании

Сегодня на IT-рынке есть три основные технологии, которые позволяют реализовать функционал удаленного рабочего места для штатных сотрудников компании:

  • веб-сервисы (файловое хранилище в облаке + офисное ПО);
  • Remote Desktop Services (RDS) и VPN (опционально — с терминальным доступом);
  • VDI, частный случай DaaS (или «десктоп как услуга»).

Первый вариант (облачное хранилище) будет наиболее доступным по стоимости, но при этом менее безопасным, а вот VDI — самым дорогим и сложным в плане внедрения, но одновременно самым предпочтительным с точки зрения информационной безопасности. Кроме того, VDI требует достаточно много ресурсов — как материальных, так и временных. А вот доступ через VPN можно назвать той самой «золотой серединой» со своими достоинствами и недостатками.

Рассмотрим особенности каждой технологии.

Веб-сервисы (хранение файлов в облаке)

Чтобы закрыть потребность в средствах удаленной работы, некоторым компаниям достаточно облачного хранилища вроде Яндекс.Диска, OneDrive или DropBox, дополненного офисным ПО (например, MS Office Online или Google Диск). Для доступа к ним сотруднику достаточно личного компьютера, но уровень защищенности данных при этом будет катастрофически низким, а возможностей офисных веб-приложений не всегда хватает для решения прикладных задач в конкретной организации.

Читать еще:  ГИБДД хочет перенести введение нового стандарта госномеров

Облачное хранилище — самый простой способ организовать совместную удаленную работу

  • файлы в облаке доступны по ссылке;
  • можно редактировать документы в режиме реального времени;
  • поддерживается совместная работа с документами;
  • файлы в облаке доступны с компьютеров и мобильных устройств на разных ОС;
  • файловое хранилище в облаке можно синхронизировать с папками на локальном диске.
  • не все облачные провайдеры работают в соответствии со 152-ФЗ;
  • не реализована совместная работа на уровне приложений;
  • компания сильно рискует — корпоративная информация может попасть в руки конкурентов;
  • функциональности веб-приложений часто недостаточно для решения бизнес-задач.

Пандемия спровоцировала всплеск интереса к инструментам удаленной работы

Управляем удаленной командой

  1. Удаленная работа требует от руководителя четкого выстраивания процесса взаимодействия с сотрудниками, но одновременно это возможность попробовать новый формат взаимодействия с подчиненными, по-новому выстроить рабочий процесс и прокачать свои управленческие навыки.

Рекомендации руководителю по работе с сотрудниками на удаленке:

    • Если в офисе ежедневно утро начиналось с планерки, то в то же время проводите ее и удаленно (как принято в подразделении: общую или один на один). Другие регулярные процедуры тоже целесообразно восстановить.
    • Доводите до сотрудников расписание созвонов/чатов на день (руководители обычно знают своих специалистов: кому необходимо более частое общение, а кому достаточно утро-вечер или один-два раза в неделю).
    • Делайте рассылки по своим сотрудникам: в небольших компаниях – общефирменные, а в больших фирмах — и внутри отделов, разъясняйте текущую ситуацию, давайте инструкции по работе. Ситуация меняется ежедневно, поэтому инструкции тоже могут меняться.
    • Создайте или актуализируйте регламенты: например, что руководители всех уровней должны проверять корпоративную почту не реже одного раза в час, сотрудники не реже одного раза в два часа и т.д.
    • Если у сотрудника маленький ребенок и его не с кем оставить, нужно понимать, что в этом случае вряд ли получится эффективно работать, предложите брать отпуск или дни за свой счет, а работу этого сотрудника нужно перераспределить или отложить, если есть возможность.
  1. Важно наладить активное взаимодействие и общение сотрудников, чтобы не нарушилась «старая» коммуникация. Речь не просто про необходимую коммуникацию для выполнения задач, важно, чтобы не снизился командный дух, взаимопомощь, обмен мыслями и идеями и просто человеческое общение.
    • Руководителям полезно оказывать сотрудникам дома в непривычной для них рабочей обстановке моральную и психологическую поддержку. Не допускайте ситуаций, когда с кем-то из сотрудников вы неделю контактируете только по электронной почте, хотя раньше регулярно общались лично.
    • Не забывайте поздравить сотрудника с днем рождения или юбилеем работы в компании – это точно будет приятно, а маленький виртуальный подарок от руководителя и коллег может дополнительно поднять настроение.
    • Не допускайте паники и пережевывания сотрудниками негативных новостей, вселяйте в них оптимизм.
    • У сотрудника на удаленной работе есть масса соблазнов, т.к. дома много «отвлекателей». Задача руководителя в том числе помочь сотруднику выполнять рабочие задачи в условиях оторванности от рабочего места, команды, при этом продолжать чувствовать, что он часть команды, что компания о нем заботится.
    • Недвусмысленно дайте понять сотрудникам, что удаленная работа – это такая же работа, с коммуникациями и результатом не хуже, чем в офисе. Объясните, что не у всех может быть достаточно самоорганизации – и некоторым напрягаться придется больше. Рабочий день – такой же, как в офисе, все это время сотрудник должен быть на связи и оперативно реагировать на обращения.
    • Пришлите сотрудникам памятку по самоорганизации (за образец можно использовать разработанные в фирме «1С» рекомендации на эту тему).
Ссылка на основную публикацию
Статьи c упоминанием слов:
Adblock
detector