Родители & Школа

Родители & Школа

Как вести бюджет класса: советы и варианты организации: как собирать деньги, как вести отчетность, доходы и расходы.

Итак, в вашем классе выбрали родительский комитет. Теперь необходимо распределить между собой основные обязанности. Что касается финансов, то было бы хорошо, если функции бухгалтера класса выполняет человек с соответствующим образованием или опытом работы. На первом собрании вам надо посоветоваться с учителем и совместно с родителями ответить наследующие вопросы.

1. Как собирать деньги в фонд класса: на карту или наличными?

Подробнее о сборе средств на банковскую карту в статье «Фонд класса на банковской карте: что надо знать?»

2. Как передать наличные деньги в родительский комитет для бюджета класса? Несмотря на всю простоту, это очень важный момент.

Постарайтесь не передавать деньги через детей! Только через взрослых: лично родителям или через учителя. Передавайте деньги в подписанных конвертах, так вы не забудете от кого они, когда придете домой из школы. Более того, полезно хранить эти конверты некоторое время, т.к. в случае вашей или родителей забывчивости, вы всегда сможете посмотреть, кто и когда передавал деньги. Если деньги переданы через учителя, попросите родителей сообщить вам об этом по смс, телефону или иным способом.

3. Как часто собирать деньги в классе?

На этом пункте мы остановимся поподробнее.

Первый вариант — это сбор денег в классный фонд перед каждым мероприятием или покупкой чего-то для класса.

Плюсы
Легче вести бюджет, т.к. каждый раз придется вести доходы/расходы по небольшим суммам.
Легче вернуть деньги в случае, если ребенок заболел и пропустил мероприятие.

Минусы
Вам придется регулярно тратить время на сбор денег и организацию приходно-расходной отчетности.
Если вы собираете наличными, придется по утрам или после уроков ждать родителей у входа в школу, вылавливать учителя с переданными конвертами и т.д.
Ваши постоянные просьбы и напоминания сдать деньги могут, в конце концов, надоесть кому- то из родителей и привести к конфликту.

Второй вариант, когда деньги в фонд класса собирают единоразово или несколько раз в год.

Например, на первом собрании принимают план внеклассной работы на первое полугодие и рассчитывают ориентировочную сумму расходов. Так как из года в год список мероприятий примерно одинаков, то планировать бюджет класса с каждым годом будет легче.

Плюсы
Вы не стоите с протянутой рукой десятки раз за год и не надоедаете родителям постоянными просьбами сдать деньги.
Вы тратите меньше времени на ведения таблиц прихода/расхода, т.к. в этом случае их будет всего две-три за год.

Минусы
Вам придется нести ответственность за бОльшую сумму.
Вести учет расходов бюджета класса также будет гораздо сложнее.
Сложно вести учет детей, которые по какой-то причине не были на классном мероприятии, а деньги были отданы из фонда класса. Систему пересчета по таким вопросам надо обязательно обсудить со всеми родителями.

Возможно, вы выберите комбинированную схему ведению классного бюджета, когда деньги на хозяйственные расходы собираются единоразово, а на мероприятия по факту их проведения. В любом случае, не забывайте вести учет прихода денег и их расхода. Храните чеки, договора, переводы, которые вы осуществляете по карте, записывайте расходы, совершенные без документов с указанием цели и ФИО того, кому они переданы. Скачать шаблоны документов для ведения доходов и расходов бюджета класса.

Как можно вести учет

Часто практикуется несколько направлений учета, например:

1. Приход . То есть при договоренности сдавать по 200 рублей ежемесячно, можно вести таблицу учета сданных средств. Эта форма наиболее продуктивна, а данные в таблицу лучше вносить от руки, что дает возможность брать лист учета на собрание и проставлять данные по факту.
2. Расход . Здесь можно прописывать все траты с подробностями. Лист можно вести также от руки или перенести данные в электронную таблицу, где суммы рассчитываются автоматически.
3. Конверт для отчетных чеков , который служит доказательством проделанной работы и подтверждением потраченных средств класса. По мере надобности можно в любой момент показать на что и сколько денег потрачено.

Пример формы «Приход»:

Пример формы «Расход»:

Расходы можно разделить на несколько категорий, чтобы траты можно было оценивать наглядно и ориентироваться в цифрах. Пример расходов на различные нужды класса в год:

• Организационные моменты . Обычно это траты на нужные предметы, которые школа не имеет возможности приобрести. Сюда относятся, например, скоросшиватели, табличка на двери класса или ремонт оргтехники. На эти нужды обычно тратится примерно 10 000 – 11 000 рублей.
• Хозяйственные нужды – все необходимое для жизнедеятельности класса, например, вода, канцтовары, материалы для занятий, заправка картриджей для принтера, туалетная бумага и другое. На это обычно тратится примерно 4 500 рублей.
• Подарки к праздникам для детей . Обычно родители организуют праздничные мероприятия и дарят детям подарки для стимулирования их к учебе. Это могут быть как традиционные праздники, утвержденные в нашей стране, так и некоторые внеплановые, организованные по инициативе родителей. При этом для детей закупаются различные подарки. На эти нужды уходит примерно 17 000 рублей.
• Подарки для педагога . Многие родители стараются поощрить труд учителя и поэтому дарят подарки педагогу с целью выражения своей благодарности. Помимо этого иногда родители проявляют инициативу для поощрения других учителей или работников школы. На эти цели уходит примерно 10 000 рублей.
• Прочие затраты . Некоторая доля этих затрат сопряжена с организацией праздников, например, встреча ветеранов, выездные мастер-классы и другое. Сюда могут входить и непредвиденные расходы, связанные с тем, что выделенных средств на что-либо было недостаточно или необходимо организовать дополнительное мероприятие для класса. На такие расходы уходит примерно 4 000 рублей.

По итогам года родительский комитет обычно таблицу расходов, которая поможет спланировать бюджет на новый учебный год. С помощью этих данные можно пересмотреть те или иные расходы в следующем периоде или добавить что-то новое, исключив ненужное.

Пример таблицы общего бюджета класса на 2020 год: